KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI’NA İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
UP BİLİŞİM ENERJİ VE KURUMSAL HİZMETLER A.Ş. (UP ENERJİ) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna büyük
önem vermekte olup, Kişisel Verilerinizin korunması ile ilgili çalışmalarımızı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
(KVKK)” ile paralel olarak yürütmekteyiz. Bu kapsamda hem kanunda yer alan terimler hem de kişisel veri koruma ve
işleme politikamızı ve ifa ettiğimiz hizmet sırasında kişisel verilerinizi nasıl topladığımızı, aktardığımızı,
kullandığımızı ve koruduğumuzu aşağıda sizlere açıklamaktayız.
KVKK NEDİR?
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) 07.04.2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanarak
yürürlüğe girmiştir.
Bu Kanunun amacı, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve
özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve
esasları düzenlemektir. Biz de tüm kuruluşlar gibi bu kanununa yükümlü olup, tüm süreçlerimiz de işlenen kişisel
veriler bu kapsamdadır.
KİŞİSEL VERİ NEDİR?
Kişisel veri, KVKK’da kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak
tanımlanmıştır. Buna göre bizimle paylaştığınız adınız, soyadınız, doğum yeriniz/doğum tarihiniz, fotoğrafınız,
ses kaydınız, elektronik posta adresiniz, telefon numaranız, taşıt plakanız, Şirketinizin adı ve adresi, vergi
daireniz ve vergi numaranız, Şahıs firması iseniz TC Kimlik numaranız, Araç ruhsat bilgileriniz, size ait ticaret
sicil gazetesi, imza sirküleriniz, tarafınızca tarafımıza ilettiğiniz banka ve banka bilgileriniz gibi direkt
kişiye ait veya kişi adına oluşturulmuş tanımlayıcı bilgiler örnek olarak verilebilecek olup kişisel veri olarak
adlandırılmaktadır. Hizmet alabilmeniz için üretilen müşteri numarası, kart numarası gibi kişiyi tanımlayan
veriler de Kişisel Veri olarak değerlendirilmektedir.
VERİ İŞLEME NEDİR?
Kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem “veri işleme” olarak kabul edilmektedir. Veri işleme,
tamamen veya kısmen otomatik yollarla, veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik
olmayan yollarla verilerin ilk defa elde edilmesinden başlayarak veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm işlem
türlerini ifade etmektedir. Bu işlemler toplama, kaydetme, paylaşma, depolama, okuma,değiştirme, açıklama,
aktarma, analiz etme, sınıflandırma, yeniden düzenleme, imha etme gibi bir çok alandan oluşmaktadır.
VERİ SAHİBİ KİMDİR?
Kanunda ve kurumsal politikalarımız da sıkça geçen ifadelerden biri “veri sahibidir.” Kişisel verisi işlenen
gerçek kişileri ifade eder.
VERİ SORUMLUSU KİMDİR?
Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin
kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. Tüzel kişiler, kişisel verileri
işleme konusunda gerçekleştirdiği faaliyetler kapsamında bizatihi kendileri “veri sorumlusu” olup, ilgili
düzenlemelerde belirtilen hukuki sorumluluk tüzel kişinin şahsında doğacaktır. Bu konuda kamu hukuku tüzel
kişileri ve özel hukuk tüzel kişileri bakımından bir farklılık gözetilmemektedir.
Kanuna göre veri sorumlusu kişisel verilerin işlenme amacını ve yöntemini belirleyen kişidir. Yani işleme
faaliyetinin “neden” ve “nasıl” yapılacağı sorularının cevabını verecek kişidir. Bu noktada UP ENERJİ olarak;
müşterilerimiz, ziyaretçilerimiz ve çalışanlarımızın verileri bakımından Veri Sorumlusu olmaktadır.
VERİ İŞLEYEN KİMDİR?
Veri işleyen, veri sorumlusu adına verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerdir. Bu kişiler, veri sorumlusunun
kişisel veri işlemek üzere yetkilendirdiği ayrı bir gerçek veya tüzel kişi de olabilir.
VERİ İŞLEME ŞARTLARI NEDİR?
Kişisel verilerin işlenme şartları ise Kanunun 5. maddesinde sayılmış olup, buna göre aşağıdaki hallerden en az
birinin bulunması durumunda kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.
- İlgili kişinin açık rızasının varlığı,
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik
tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait
kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için
veri işlenmesinin zorunlu olması.
Kişisel verilerin işlenme şartları, yani hukuka uygunluk halleri, Kanunda sayma yoluyla belirlenmiş olup, bu
şartlar genişletilemez.
VERİ SAHİBİ TALEPLERİNİN KARŞILANMASI
KVKK, ilgili kişilere hangi süreçlerde işlendiğine ve bu verilerin mevcut durumlarına ilişkin talepte bulunma
hakkı vermektedir. UP ENERJİ olarak veri sahiplerinden gelen talepleri 30 gün içerisinde cevaplamakla yükümlüyüz.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “Veri Sorumlusu’na Başvuru”yu düzenleyen 13. Maddesi uyarınca;
“İlgili kişi, bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer
yöntemlerle veri sorumlusuna iletir. Veri sorumlusu başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa
sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi
hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.” Denilmektedir. Bu nedenle talebinizin değerlendirilmesi
için bize yazılı olarak başvurmanız gerekmektedir.
Veri sorumlusu olan veya veri işleyen kurum ve kişiler, Kanun tarafından, işledikleri Kişisel veriler hakkında
veri sahiplerini aydınlatmakla yükümlü kılınmıştır.
KİŞİSEL VERİ KORUMA POLİTİKASI
Bu politikanın amacı, UP ENERJİ’nin KVKK veri sorumlusu sıfatıyla hukuka uygun bir şeklide Kişisel Verileri
İşleme faaliyetleri ve ilgili sistemler konusunda açıklamada bulunarak; Veri Sahiplerini bilgilendirmek ve böylece
Kişisel Veriler hususunda somut olmayı sağlamaktır. Bu bağlamda, UP ENERJİ Kişisel Verileri Koruma Kanunu
kapsamında Kişisel Verileri İşleme faaliyetlerini, Kişisel Verileri İşlemeye konu Veri Sahiplerinin işbu
Politika’da açıklamış bulunmaktadır.
Politika kapsamındaki hususlar ile ilgili olarak düzenli yapılacak kontrol ve takip işlemleri, UP ENERJİ
tarafından oluşturulacak takip ve izleme kriterlerine göre gerçekleştirilecektir.
UP ENERJİ, KVKK 4. Maddesinin 2. Fıkrası uyarınca ve Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları bölümünde belirtilen
amaçlar kapsamında, Kişisel Verilerin işlenmesine ilişkin aşağıdaki ilkeleri benimser;
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
- Belirli, açık ve meşru amaçlar işlenme,
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
- İlgili mevuzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafa edilme.
UP ENERJİ TARAFINDAN İŞLENEN VERİLER
Kişisel Veriler, UP ENERJİ bünyesinde Veri Sahiplerinden alınan AÇIK RIZA aracılığıyla veya KVKK’nın 5. Ve 6.
Maddelerince Açık Rıza gerektirmeyen faaliyetler ışığında işlenmekte olup, bu veriler ancak bu politikanın
“Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları” bölümünde belirtilen amaçlar çerçevesinde işlenmektedir. Hizmetimiz
doğrultusunda işlenen Kişisel Veriler genel olarak aşağıdaki gibidir;
- Kişinin sahip olduğu ürünlere özel diğer tanıtıcı bilgiler
- Kimlik tespit belgelerinde bulunan veriler
- Kişiyi tanımlayıcı bilgiler
- Taşıt plaka, model, özellikleri
- Varlık durumuna ilişkin bilgiler
- Kimlik doğulama amaçlı saklanan kişiye özel veriler
- Müşteri tanımlama amaçlarıyla elde edilen donanımsal dijital veriler
- İletişim bilgileri ve kayıtları
- Akaryakıt kullanım miktar, tarih, saat ve akaryakıt alınan bayi
- Tüzel kişilere yönelik belgelerdeki gerçek kişi bilgileri
- Veri sahibinin bildirdiği kart bilgileri
- Müşteri kartı bilgileri
- Aday ve çalışanlara dair tanımlayıcı ve UP ENERJİ tarafından üretilen niteleyici bilgiler
- UP ENERJİ kanallarında gerçekleştirilen işlemlere ilişkin detaylı finansal veriler.
- Şirket adı ve adresi, vergi dairesi ve numarası, Şahıs firması ise TC Kimlik numarası, Araç ruhsat bilgileri,
ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri gibi bilgiler, tarafınızca tarafımıza iletilen Banka ve Banka bilgileri
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Kişisel Veriler, UP ENERJİ tarafından ürün ve hizmet ilişkiniz dolayısıyla yasal yükümlülüklerimizi yerine
getirebilmek ve size daha iyi hizmet verebilmek için kişisel verileriniz hukuka uygun toplanmakta ve
işlenmektedir. Kişisel Veriler, tarafımızca aşağıda örneklenen amaçlar kapsamında işlenebilmekte olup, bu
amaçların ve ilgili yasal sürelerin öngördüğü müddetçe saklanabilmektedir.
- UP ENERJİ tarafından sunulan hizmetin eksiksiz olarak sürdürülmesi
- Yasal ve idari yükümlülükler kapsamında faaliyetlerin yürütülmesi
- Sözleşmelerin görüşülmesi, oluşturulması ve ifası
- Talep ve sorular kapsamında Veri Sahiplerine desteğin sağlanması
- Tanıtım ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi
- Anket ve oylamalar ile ilgili kişilerin görüşünün alınması, müşteri memnuniyetinin sağlanması ve sizlerin soru
ve taleplerine cevap verebilme
- Müşteriye hitap eden hizmetin tespiti ve hizmetlerimizi geliştirmek amacıyla analiz yapma
- UP ENERJİ’nin risk kriterlerine uygun olarak yürüttüğü risk analizi çalışmaları
- Faturalandırma yapılması
- Kimliğinizin doğrulanması
- Anlaşmalı olduğumuz Akaryakıt Ana Dağıtım Firması ile ilişkinizin doğrulanması ve hizmetinizin yerine
getirebilmesi
- Uygulanan mevzuat uyarınca Akaryakıt Ana Dağıtım Firması ve diğer kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerine
yanıt verme
- Anlaşmalarımız doğrultusunda anlaşmalara ve politikalara uyum sağlama
- Müşteri ve akaryakıt alımına ilişkin ihtiyaçlara yönelik gelişmeler yapılabilmesi
- Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması
- UP ENERJİ ve iştiraklerinin, iş ortaklıklarının yürütülmesi amaçlarıyla ticari faaliyetlerinin yürütülmesi
- UP ENERJİ tarafından kullanılan uygulamalarda (örnek; UP ENERJİ / Aracım İçin Uygulaması) kullanarak hizmetin
sunulmasını sağlama
Bununla birlikte, kişisel verileriniz yukarıda sayılan faaliyetler ve ilgili mevzuatın gerektirdiği haller ve
hizmetimizin gerekleri haricinde hiçbir şekilde ticari bir amaçla kullanılmayacaktır.
KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
KVKK ile ilgili petrol ve akaryakıt mevzuatı uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her
türlü teknik ve idari tedbirlerin alınmasını sağlayarak, kişisel verilerinizi yukarıda yer alan amaçlar
doğrultusunda ve KVKK 8 ve 9’uncu maddeleri uyarınca; Petrol ve LPG Piyasaları Mevzuatı, EPDK ve ilgili diğer tüm
mevzuat hükümlerinin izin verdiği kurum veya kuruluşlar; iştirak, tedarikçi, UP ENERJİ tarafından kullanılan
uygulamalar (örnek; UP ENERJİ / Aracım İçin), Akaryakıt Ana Dağıtım Firması ve anlaşmalı Akaryakıt Ana Dağıtım
Firması bayileri ve iş ortaklarına veri aktarımı yapmaktadır ve Kişiler Veriler bu kapsamda kullanılan sunucu ve
elektronik ortamlarda işlenerek saklanabilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI
UP ENERJİ tarafından bu politikanın “Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları” bölümünde örneklendirilen amaçların
karşılanması için KVKK’nın 5 ve 6. Maddelerinde belirtilen şartlar çerçevesinde direk çalışanlar ve müşterilerden,
tedarikçilerden, iş ortaklarından, iştiraklerden, çağrı merkezinden, canlı yardım yolundan, e- merkezden, resmi
kurumlardan, UP ENERJİ tarafından verilen kartlardan ve bu kart verilerek akaryakıt alınan bayilerden ve pos
cihazlarından ve diğer fiziki ortamlardan Kişisel Veri edinilebileceği gibi, internet siteleri, mobil uygulamalar,
sosyal medya ve diğer kamuya açık yerler veya düzenlenen organizasyonlar ve benzeri etkinlikler aracılığıyla
Kişisel Veri toplayabilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ
Kişisel Veriler UP ENERJİ tarafından, ilgili yasal saklama süreleri müddetince veya bu verilerle ilişkili
faaliyetlerin ve yukarıda da belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli süre boyunca saklanmaktadır.
Kullanım amacı sonlanan veya yasal saklama süresi sona eren Kişisel Veriler ise, KVKK uyarınca Veri Saklama ve
İmha Politikasına uygun olarak imha edilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİNİZE İLİŞKİN HAKLARINIZ
Kişisel verilerinizin UP ENERJİ tarafından işlendiği ölçüde KVKK’nın 11.maddesi gereği,
https://www.upenerjibilisim.com.tr/iletisim.html adresindeki formu doldurup mail yoluyla ya da noter kanalıyla
göndererek ya da info@upenerjibilisim.com.tr adresine göndereceğiniz mail yoluyla kişisel verilerinizin;
- Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilme
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep edebilme
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilme
- Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteyebilme
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteyebilme
- Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, bunların silinmesini ve ya yok
edilmesini isteyebilme
- Düzeltme ve silme işlemlerinin Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilme
- İşlenen Kişisel verilerin otomatik sistemler vasıtasıyla işlenmesi sonucu ortaya çıkabilecek aleyhe
sonuçlarına itiraz edebilme
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep
edebilme
Hakkına sahipsiniz.
UP ENERJİ, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün(30 gün) içinde ücretsiz olarak
sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, UP ENERJİ tarafından Kişisel Verileri
Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
UP ENERJİ, size kaliteli bir hizmet vermeye önem verdiği gibi, Kişisel Verilerinizin gizliliğini ve güvenliğini
korumaya da önem verir. Bu doğrultuda Kişisel verilere yetkisiz erişim, zarar, kayıp veya ifşaya karşı korumak
için gerekli teknik ve idari güvenlik önlemleri alınır.
BAŞVURU ADRESLERİ – TELEFON NUMARALARI
http://www.upenerjibilisim.com.tr info@upenerjibilisim.com.tr
https://www.upenerjibilisim.com.tr/iletisim.html
0850 242 4212 - 0212 706 6949
